기사화되는 보도자료 작성 TIP(2탄)

보도자료 작성 TIP

Ⅵ. 고위층의 코멘트를 붙여라
뉴스의 신뢰성을 높이려면 보도자료에 관련된 인물의 코멘트를 넣는 다. 보도자료에 “ ” 같은 인용 부호를 넣어 사장, 임원, 개발책임자, 기관장이 직접 한 말을 붙이면 기자는 그 말을 그대로 인용해 기사화할
수 있게 된다. 그러면 독자는 보도 내용에 훨씬 더 신뢰감을 갖게 된다. 그리고 기자가 직접 취재를 통
해 확인해서 보도된 것이라고 생각을 하게 된다.

반면 이름을 밝히지 않고 OO업체 관계자 같은 용어를 쓰는 것은 신뢰성을 떨어뜨린다. 또한 기자가 기사를 쓰기 어렵게 만든다. 왜냐하면 대부분의 신문사는 기자들에게 취재원을 밝힐 수 없는 경우 말고는 코멘트를 붙일 때 이름을 밝혀야 한다는 것이 편집 방침이기 때문이다.

코멘트를 붙일 때 명심해야 할 것은 그 인물이 해당 분야에 대해 전문적인 식견을 갖고 있다는 것을 느낄 수 있게 하는 것이다. 대체로 전문가적인 식견을 느끼게 해주는 코멘트는 사건의 의미와 전망을 담는 것이 많다.

보도자료에 코멘트는 가급적 책임자나 CEO의 이름으로 하는 것이 좋다. 그래야 뉴스에 더 무게가 실리게 된다. 코멘트를 보도자료에 붙이면 기자도 훨씬 편하게 기사를 쓸 수 있다. 중요한 보도자료가 발표되면 일시에 많은 기자가 동시에 전화를 해 전화 통화가 어렵다. 만일 보도자료에 코멘트가 있다면 전화 통화를 못한 기자도 마치 CEO를 직접 인터뷰한 것처럼 기사를 쓸 수 있게 된다.

Ⅶ. 기자의 눈길을 사로잡는 간단명료한 보도자료 작성법
좋은 보도자료의 핵심은 ‘간단 명료’다. 기자들이 매일 수백 통의 보도자료를 받는다는 것을 감안하면 자료는 짧을수록 좋고 내용은 한눈에 파악할 수 있도록 명확해야 한다. 다음의 10가지 간단명료한 보도자료 작성법을 통해 전문적이고 독자들의 마음을 사로잡을 수 있는 보도자료를 작성해보자.

 

제목으로 관심을 끌자
보도자료의 제목은 잡지기사, 책, 프로모션 팜플렛 등의 제목, 온라인 광고 메시지처럼 눈길을 끌수 있어야 한다. 보도자료의 내용을 한 눈에 볼 수 있게 정리해주는 표제와 부제는 기삿거리를 찾는 기자 및 작가들의 마음을 사로잡을 수 있다. 일반적으로 제목을 선정하기 위한 가장 간단한 방법은 보도자료에서 제일 중요한 단어들을 추출해 논리적인 한 문장을 만드는 것이다. 자료의 첫 문장도 이와 같은 원리로 작성할 수 있는데, 중요한 단어를 앞부분에 배치하면 독자들이 보도자료 내용을 한눈에 파악할 수 있을 뿐 아니라, 검색엔진에도 우선적으로 검색된다. 이 밖에도 제목은 독자로 하여금 참여를 유도해야 하며 정확해야 한다.
좋은 제목의 공통점은 세가지다. 첫째는 명쾌하고, 짧으며, 독자로 하여금 더 정보를 찾고 싶은 욕망을 만들어내는 것이다. 보통 신문의 제목은 길어야 20글자이므로 보도자료 역시 이 기준으로 작성하는 게 좋다. 보도자료의 제목을 짧고 간명하게 뽑으려면 평소 신문의 제목(헤드라인)을 늘 주의 깊게 살펴보는 습관을 갖춰야 한다. 명쾌한 제목을 뽑으려면 전달하는 메시지의 초점을 좁히는 것이 바람직하다. 그래야 제목을 통해 전달하려는 메시지가 구체적이고 명료해지며 영향력이 생긴다.

본론으로 바로 들어가라
기자들은 바쁘다. 메일이나 자료를 받으면 보통 첫 문장이나 리드문단만 읽고 나머지는 거의 훑어보기만 하는 경우가 많다. 즉, 기사에서 말하고자 하는 중요한 요점들을 추출해 짧고 명료하게 첫 문단에 모두 적어내야 한다. 부정적인 내용보다는 긍정적인 단어와 문장을 선택하고, 독자가 편하게 읽어나갈 수 있도록 이해하기 쉽게 작성하는 것이 좋다. 리드 문단이 끝났다면 나머지 문단들은 첫 문단에 대한 부연설명을 제공하는 문단이라고 생각하면 된다. 중요한 내용은 앞으로 끄집어내 역삼각형 구조로 작성해야 한다. 즉, 가장 중요한 사실부터 순서대로 적어나가야 한다. 기사에서 중요한 내용이란 독자가 궁금해하는 순서라고 할 수 있다.
또한, 힘있게 시작해야 한다. 신문이나 인터넷 뉴스를 보는 독자들은 불과 1~2초 내에 그 뉴스를 볼 것인지 말 것인지를 판단하기 때문이다. 제목, 부제목, 첫 문단이 보도자료의 전체 내용을 명료하게 설명해야 한다. 기자의 마음을 사로잡는 시간은 단 몇 초다. 강력한 오프닝으로 보도자료를 시작하자.

문장을 짧게 써라
보도자료 작성시에는 단문을 쓰는 것이 중요하다. 문장이 길어지게 되면 가독성이 떨어져 독자들의 집중도가 낮아지기 때문이다. 한 문장은 50-60자가 적당하다. 그리고 수동태는 최대한 피하고 능동태로 작성하는 것이 좋다. 또한 긴 문장과 짧은 문장이 조화를 이룰 수 있도록 작성하자. 문장을 한 문장씩 소리 내어 읽어보면서 읽기에 벅차진 않은지 혹은 너무 뚝뚝 끊기지는 않는지 등 점검을 통해 문장의 길이를 조정할 수 있다.

수치를 포함하자
많은 수식어, 꾸밈어로 보도자료를 채워 넣기 보다는 발표하는 제품을 부각시킬 수 있는 숫자로 보도자료를 채워 넣는 것이 좋다. 만약 ‘모바일 데이터 사용량이 증가하는 추세다’라는 트랜드를 설명하고자 한다면 이를 백업할 수치를 반드시 포함시켜야 한다. 자료에서 강조하는 내용을 수치화해 표현할 수 있다면 그 자료는 큰 경쟁력을 얻을 수 있다. ‘모바일 데이터 사용량 1년 새 2배 증가’라고 제목에 쓸수 있다면 이런 내용은 분명히 기사화된다.

문법적 오류가 없는지 재확인하자

보도자료를 감수 작업은 매우 중요하다. 배포 전에는 꼭 본인 뿐 아니라 다른 사람들에게도 검토 받는 것이 좋다. 하나의 작은 오타나 실수가 기자들로 하여금 자료 자체의 신뢰성을 저하시키기도 하기 때문이다. 보도자료를 작성할 때는 메모장, 온라인 페이지, 이메일 바디에 작성하기 보다는 워드 및 한글 프로그램을 사용할 것을 권한다. 보도자료를 워드나 한글 프로그램으로 작성하면 오타 및 띄어쓰기의 오류를 줄일 수 있다. 그 후 출력해 읽어보고 수정한다. 수정사항이 있다면 다시 작성하고 또 읽어본다. 감수에 더 많은 시간을 투자할수록 보도자료의 첫인상은 좋아진다.

인용구를 활용하자
보도자료에 포함된 대표이사의 코멘트 같은 인용구는 임의적으로 수정되지 않기 때문에 기업의 키 메시지를 더욱 효과적으로 전달할 수 있는 방법 중 하나다. 또한 보도자료의 어려운 내용을 쉬운 언어로 표현할 수 있는 좋은 수단이기도 하다. 인용구는 기획기사에 인용되기도 하기 때문에 가능하면 임원진들의 통찰력 있는 인용구를 자주 발표하는 것도 좋은 방법이다.

보도자료는 한 장이 제일 좋다
일반적으로 좋은 글이란 짧을수록 좋다. 보도자료 작성 전, A4 한 장안에 모든 정보를 담는다고 생각하자. 하루에 수천 통의 메일을 받는 기자들은 과연 어떤 글을 좋아할까. 입장을 바꿔 생각해보면 짧고 명료한 글일 것이다. 또한 기자들은 축약에 익숙하기 때문에 너무 긴 글은 앞부분만 잘라 활용하기도 한다. 내용은 300단어면 충분히 정리할 수 있다. 많은 내용을 한꺼번에 정리하겠다는 욕심을 과감히 버리고, 추가적인 설명이 필요하거나 더 자세한 정보는 링크를 통해 전달하자. 더 짧게 정리할수록 가독성 높은 자료라는 것을 명심하자.

독자의 입장에서 생각하자
영향력 있는 언론매체일수록 ‘이 자료가 사회, 그리고 국민의 삶에 어떤 영향을 줄 수 있는가’를 생각한다. 더 대중적인 매체로 접근할수록 자료가 왜 우리에게 중요한지를 설명할 수 있어야 한다. 보도자료 작성하기 전, 독자로써 어떤 점이 궁금할지를 우선 생각하자. 만약, 봉사활동 기관을 홍보자료의 경우에는 독자들은 이 봉사기관이 어떤 일을 하며, 왜 봉사를 하는지 궁금해할 것이다. 콘서트나 공연에 대한 자료라면 독자들은 매표는 어디에서 가능한지, 어느 배우가 공연하는지가 궁금할 것이다.

전문성이 느껴지도록 써라
자료의 전문성은 판단하기 위해서는 단 몇 문장만 읽어보면 된다. 보도자료에 광고성 문구나 수식어가 지나치게 많으면 가치는 떨어지고 신뢰도도 낮아진다. 또한 매체는 보도자료를 전혀 수정하지 않거나 아주 조금씩만 수정하여 게재하는 경우도 많은데, 보도자료의 전문성이 높을수록 조금의 수정과정을 거쳐 게재되는 확률도 높아진다.

간추리고 압축해라
긴 문장은 독자로 하여금 피로도를 높일 뿐 아니라, 집중력을 떨어뜨린다. 또한 지나치게 긴 헤드라인 및 목록, 지나치게 많은 단어의 보도자료는 뉴스 검색엔진에서 잘 검색되지 않는다. 필요하지 않은 형용사, 수식어 및 ‘업계 사상 최초’ ‘추가 보너스’ 등의 단어를 생략하고 모든 단어가 의미를 가질수 있도록 하자. 최소한의 단어로 스토리를 전달할 수 있다면, 독자뿐 아니라 검색엔진에도 더 좋은 결과를 얻을 수 있다.

Ⅷ. 쉽게 글을 쓰는 10가지 방법
글 쓰기가 직업인 사람도 글쓰기는 어렵다고 말한다. 머릿속에 생각은 어느 정도 정리돼 있지만 적절한 단어와 문장이 떠오르지 않는다. 아무리 좋은 아이디어가 있다 하더라도 이를 문장으로 표현하지 못하면 ‘꽝’이다. 보도자료 작성을 해야 하는 데 첫 문장부터 막혀 멍하니 모니터만 쳐다보고 있다면 아래 방법으로 해 보라. 그러면 쉽게 글을 써내려가기 시작할 수 있을 것이다.

글을 쓰는 데도 순서가 있다
좋은 글을 쓰기 위해서는 반드시 다음의 네가지 단계를 순서대로 차근차근 밟아 나가는 것이 중요하다. 한 단계라도 빠지게 되면 완전한 글이라고 할 수 없다. 1)주제 결정하기 2)글감 찾기 3)문단 나누기 4)작성하기 5)고쳐쓰기

글의 주제를 정할 때는 연구를 하자
전달하고자 하는 것이 무엇인지 모르면 글쓰기는 당연히 힘들 수밖에 없다. 주제를 설정하기 위해서는 연구가 필요하다. 우선 자신이 어떤 분야에 경험이나 지식이 풍부한지를 고민해보자. 그 다음 웹사이트, 보고, 기사, 인터뷰, 블로그 등 여러 분야의 글을 읽어보면서 쓰고자 하는 주제를 찾아내자.

 

좋은 주제를 찾는 방법
 주위의 사물 및 사건을 새로운 시각으로 살펴보자
 주위 사건을 통해 떠오르는 생각을 적어보자
 주위 사건에 담긴 의미를 생각하거나 비판해보자

 

문단나누기를 한다
주제를 결정했다면 그 주제에 대해 어떤 내용을 어떻게 쓸 것인지에 대한 아웃라인을 만들 차례다. 아웃라인은 글의 설계도로, 어떤 순서에 따라 어떤 내용을 써내려 갈 것인지 구조를 정하는 것이다. 흔히 문단나누기라고 한다. 문단나누기를 하면 자신의 글 중 미흡한 부분 등을 보완하면서 글의 구조를 더 탄탄하게 만들 수 있다는 장점이 있다. 아웃라인은 복잡하게 작성할 필요는 없다. 목록형식으로 내용을 나열하면 된다. 그 후에는 목록을 따라 한 단락씩 써내려 가면서 목록의 내용을 하나씩 지워 나가보자. 이렇게 쓰다 보면 아직 다루지 않은 내용만 남게 되므로, 내용이 중복되는 것을 예방할 수 있다.

 

정보수집이 핵심이다
글쓰기에는 우선 철저한 자료수집은 필수적이다. 정보가 충분히 담긴 글은 독자로 하여금 글에 힘이 있음을 느끼게 도와준다. 인터넷 서핑, 취재, 사업계획서 나 제품 소개서 수집, 인터뷰 등을 통해 글의 주제를 뒷받침할 수 있는 자료를 수집하자. 비슷한 유형의 글을 찾아서 분석하는 것도 좋은 방법이다. 보도자료를 쓴다면 뉴스와이어의 산업별 보도자료에서 비슷한 산업 분야의 보도자료를 선택해 구조, 테크닉, 용어 등을 꼼꼼히 살펴보자. 그리고 글에 어떤 요소들을 활용할 수 있는지 생각해보자.

 

글쓰기와 편집을 구분하자
‘쓰기’와 ‘편집’을 동시에 하면 안 된다. 즉 쓰면서 고치지 말고, 다 쓰고 난 뒤에 고치라는 것이다. 뇌에 대한 한 연구 결과, 편집은 좌뇌가 담당하고, 쓰는 것은 우뇌가 담당한다. 더 효과적으로 글을 쓰기 위해서는 좌뇌에서 오는 비판적 사고를 잠시 꺼두고 쓰기에만 집중해야 한다.

 

독자들을 염두에 두어라
글을 쓸 때에는 항상 독자를 중심적으로 생각해야 한다. 왜 당신의 글을 읽어야 하는지, 왜 독자들의 삶과 관련된 글인지를 잘 설명할 수 있어야 한다.

 

짧은 시간 동안만 써라
휴식을 자주 취하는 것이 중요하다. 글을 쓰다가 더 이상 써지지 않거나, 흐름이 끊겨버렸다는 생각이 든다면 글 쓰기를 중단하라는 징후다. 잠시 휴식을 취하거나 다른 일을 하다가 다시 글을 쓰기 시작하면 다시 처음의 흐름을 이어나갈 수 있다.

 

큰 소리로 쓴 글을 읽어보자
본인이 쓴 글을 직접 읽어보면 글을 더 쉽게 수정할 수 있다. 글을 쓸 때랑 내가 쓴 글을 직접 읽어볼 때랑은 확실히 다르다. 소리내어 읽어보면서 문장이 매끄럽게 잘 이어지는지, 의미 전달이 잘 되는지를 확인하자. 또한 문장이 읽기에 너무 길다면 문장을 쪼개는 것이 좋다. 글 쓰기가 끝났다면 다른 사람에게 감수를 부탁하자. 스스로 본인의 글을 계속 수정하는 것은 좋은 방법이 아니다.

 

첫문단은 마지막에 수정하자
글을 다 쓴 후에 다시 첫 문단으로 되돌아가 수정을 시작하는 것이 좋다. 이 때, 지금까지 작성한 내용이 모두 첫 문단인 주제문단과 통일되도록 수정하는 것이 중요하다. 각 단락의 내용은 글 전체의 주제와 긴밀하게 연결되어야 있는지 확인하자. 아무리 좋은 내용이라 해도 글의 중심 주제에 부합하지 않는 내용이 첫 문단에 포함되어 있다면 과감하게 빼야 한다.

Ⅸ. 보도자료 작성 시 저지르기 쉬운 실수 7가지

잘 쓴 보도자료는 하루에도 수 십 건씩 기사화되는 반면, 잘 작성하지 않은 보도자료는 기사화되지 않을뿐더러 기업의 신뢰도까지 떨어뜨린다. 홍보담당자들이 보도자료를 작성하며 흔히 저지르는 실수들에는 어떤 것들이 있는지 살펴보자.

뉴스 스타일을 무시한다
보도자료는 기본적으로 뉴스 스타일의 설명문이므로 기사체로 작성해야 한다. 스타일을 무시하고 작성한 보도자료는 전문성이 느껴지지 않고, 기자의 신뢰를 받을 수 없다. 뉴스와이어가 추천하는 보도자료 양식을 읽어보고 신문사 뉴스도 참고한다. 뉴스는 신상품, 사업계획 발표, 행사 등 주제에 따라 일반적인 형식이 있다. 뉴스와이어의 주제별 보도자료 섹션에 가서 주제별로 보도자료 스타일을 살펴보고, 같은 주제의 다른 보도자료를 참고해 보도자료를 작성해 보라.

내용이 부족하다
보도자료는 간결하게 작성하는 것이 일반적이다. 그러나 지나치게 짧아 읽어보아도 궁금증이 풀리지 않는 보도자료는 좋지 않다. 기자가 기본적인 내용을 다 알 것이라고 가정하고 기본적인 정보는 빼버려서는 안 된다. 기사 작성에 필수적인 요소 즉, ‘누가,’ ‘언제,’ ‘어디서,’ ‘무엇을,’ ‘어떻게,’ ‘왜’는 모두 포함하고 있어야 한다. 또한 앞부분에 전달하고자 하는 내용의 요약이나 부제목이 있다면 더욱 좋다.

수식어가 지나치게 많다
보도자료 제목으로 가장 흔히 쓰이는 단어 중 하나가 ‘최고’ ‘최초’ ‘해결책’ 같은 단어다. 과장되거나 수식어가 너무 많은 것은 좋지 않다. 과장된 수식은 자료의 신뢰도를 저해한다. 시너지 효과, 획기적인, 부가가치, 가치를 극대화, 틀을 벗어난, 업계 선두의, 선도적인, 혁신적인, 세계적 수준의 등도 그 예이다. 보도자료 작성 후에는 다시 읽어보면서 필요 없는 수식어, 없어도 말이 되는 부분은 과감하게 지워라. 차분하게 쓴 보도자료가 더 신뢰감을 주고 호소력이 있다.

뉴스레터, 웹사이트, 카탈로그 내용을 그대로 활용했다
회사의 웹사이트, 뉴스레터, 카탈로그의 내용을 보도자료에 그대로 옮기는 것은 피해야 한다. 웹사이트에 기재된 내용은 광고성 멘트를 포함할 수 있고 회사의 입장에서만 쓰여진 경우가 많다. 기존의 자료를 충분하게 읽고 분석하여 새로 작성해야 한다.

3인칭 관점으로 작성하지 않았다
신문이나 온라인 뉴스의 모든 기사는 3인칭 시점으로 작성해야 한다. 인용구를 제외하고 보도자료엔 ‘우리’ 등의 단어가 써서는 안 된다.

광고처럼 쓴 내용이 있다
보도자료의 목적은 기업의 소식을 독자에게 알리는 것이다. 보도자료의 소재로는 신제품을 출시 소식, 새로운 사장 취임 소식, 사업계획이나 실적 발표 등이 적합하다. 보도자료를 단순히 제품을 판매하기 위한 수단이라고 생각한다면 보도자료가 아니라 판촉물로 변질된다.

검수하지 않았다
보도자료는 여러 단계에 걸쳐 검수를 하는 것이 완성도를 높이는데 도움이 된다. 언론매체에 배포한 후에 오타를 수정하거나 잘못된 정보를 수정하려면 여간 번거로운 것이 아니다. 기자에 일일이 전화해서 수정요청을 해야 하기 때문이다. 검수를 통해 이런 상황을 사전에 예방할 수 있다. 뉴스와이어를 이용하면 배포 전 모든 보도자료를 검수 받을 수 있다. 검수를 어떻게 해야 할지 막막하다면 소리 내어 읽어보는 방법을 추천한다. 그러면 문법적 오류를 찾을 수 있을 뿐 아니라, 문장을 어디서 끊어야 할지도 감을 잡을 수 있다