기사화되는 보도자료 작성 TIP(1탄)

보도자료 작성 TIP

Ⅰ. 보도자료만 잘 써도 기사화된다
보도자료를 아무리 기자에게 보내도 기사화가 안 된다고 하는 사람들이 있다. 실제 보도자료를 보내도 기사화되지 않는 경우는 꽤 있다. 보도자료를 아무리 보내도 보도가 안 되는 것은 기자의 눈길을 끄는 내용이 없거나 엉터리로 썼기 때문이다. 높은 뉴스 가치를 가지면서도 잘 쓴 보도자료가 정확히 담당기자에게 전달됐을 때에는 반드시 보도가 된다.

흔히 보도자료가 반드시 갖추어야 할 점이 4가지가 있다고 한다.
첫째는 뉴스가치이다. 뉴스가치가 있는 것을 보도자료로 만들어야 한다. 무엇이 새로운 사실이고, 무엇이 이미 알고 있는 것인지도 명확히 구분해주어야 한다.
둘째는 정직과 신뢰성이다. 신뢰성이 낮으면 기자는 쓰지 않는다. 따라서 신기술을 개발했다면 논문으로 발표한 뒤 이를 인용해 보도자료를 내거나, 아니면 특허를 신청한 뒤 내는 게 기자 입장에서 볼 때 신뢰성 높은 보도자료이다.
셋째는 간결함이다. 신문에는 많게는 하루 수백 개의 기사가 실린다. 신문은 공간, 방송은 시간의 제약이 있으므로 분명히 알려야 할 사실만을 간결하게 정리해야 한다.
넷째는 좋은 문장이다. 단어가 틀리거나, 문법이 맞지 않거나, 핵심 내용을 전달하지 못하고 횡설수설하면 기자는 앞부분만 읽어보다가 휴지통에 집어넣어 버린다.

이런 4가지 요소를 갖추고 있고, 평소 신뢰하는 관계가 언론사와 발표 기관 간에 구축되어 있다면 보도자료를 e메일로 보내놓고 아무런 연락을 하지 않아도 기사화된다.
보도자료를 만들어 보내고 전화해서 잘 부탁한다는 말을 하고, 술자리에서 만나 다시 부탁을 해야 기사화 된다고 생각하는 것은 큰 오해다.

물론 e메일을 보내고 전화를 걸거나 찾아가는 것은 효과가 있다. 전화를 해서 중요성을 강조하거나 찾아와 얘기를 하는 사람을 만나면 무언가 중요한 내용이 있으니까 그렇게 하겠거니 하고 생각을 한다.
그렇지만 보도자료는 형편없는데 무조건 전화하고 찾아간다고 해서 보도가 되는 것은 절대 아니다. 언론 홍보의 기본은 보도자료 잘 쓰기이다.

Ⅱ. 먼저 제목을 생각하라

보도자료에는 뉴스의 핵심 내용이 무엇인지 분명히 나타나 있어야 한다. 이런 얘기 저런 얘기를 일관성 없이 나열하는 것은 바람직하지 않다. 할 얘기가 아무리 많다 하더라도 이 가운데 무엇이 핵심 내용인지 분명히 하고 보도자료를 작성해야 한다.

보도자료에서 가장 핵심적 부분은 제목이다. 보도자료의 제목은 고속도로의 표지판처럼 몇 글자만으로 무슨 얘기인지 금세 알 수 있어야 한다. 좋은 제목이 나오려면 보도자료의 핵심적 내용이 무엇인지 분명히 하고, 핵심 내용을 제목에 담아야 한다.
신문 잡지의 글에 제목이 있는 이유는 독자의 관심을 끌기 위해서다. 독자는 늘 뉴스의 제목을 훑어보다가 제목에 눈이 끌려 그 글을 읽어 내려가게 된다. 특히 본문 없이 제목의 목록만 보고 독자가 클릭을 하는 인터넷 뉴스는 더욱 더 그렇다.

아무리 좋은 기사라 하더라도 제목이 눈에 띄지 않는다면 그 기사는 파묻혀버리고 만다. 흔히들 언론을 제목 장사라고 한다. 그래서 제목만 전문적으로 뽑는 카피라이터를 고용하기도 한다. 언론인은 일단 제목과 첫문장만 떠오르면 나머지 기사는 자동적으로 써지게 되어 있다고 생각한다.
신문사에서는 기자가 기사에 가제목을 붙인다. 그리고 기사를 넘기면 부장이 손을 보고 기사를 편집자에게 넘긴다. 기사의 제목 뽑기를 취재부서의 부장이 하는 경우도 있다. 하지만 대부분의 일간신문에서는 편집부에서 편집 전문기자가 제목을 붙이는 것이 보통이다.

편집자는 넘겨 받은 제목이 그럴듯하거나, 기사를 읽었을 때 좋은 제목이 떠오르면 기사를 큼지막하게 키우지만 가제목이 마음에 안 들고 신통한 제목도 떠오르지 않으면 기사를 줄인다. 기사를 키워도 이런 제목으로는 잘 읽히지 않을 것이라고 판단하는 것이다.

 

그래서 보도자료에서도 제목이 가장 중요하다. 기자가 보도자료 제목을 보았을 때 선뜻 무슨 뜻인지 알 수 없거나, 읽어보고 싶은 호기심이 생기지 않으면 보도자료는 휴지통에 처박히게 될 가능성이 높다. 제목이 신통치 않은 보도자료를 놓고 아무리 고민해봐야 별 소득이 없다는 것을 언론인들은 잘 알고 있기 때문이다.
외국에서의 조사에 따르면 언론인은 보도자료를 한눈에 대충 훑어보는 데 대체로 5초를 쓴다고 한다. 이렇게 해서 무언가 뉴스가 될 것 같은 보도자료만 자세히 들여다 본다. 이 때 자세히 읽어볼지 여부를 결정적으로 좌우하는 것이 바로 보도자료의 제목이다.

네티즌들은 제목을 읽는 데는 1~2초를 쓴다고 한다. 따라서 제목만 보고도 전체 내용을 단번에 이해할 수 있도록 제목을 세심하게 신경을 써서 붙여야 한다.
좋은 제목의 공통점은 세 가지이다. 첫째는 명쾌하고, 둘째는 짧으며, 셋째는 독자에게 읽고 싶은 욕망을 만들어내는 것이다. 보통 신문의 제목은 길어야 20글자이다. 신문사에서는 제목을 줄이기 어려우면 제목은 놔두고 활자의 크기를 줄인다. 작은 활자로 된 긴 제목의 기사보다 는 큰 활자로 인쇄된 짧은 제목의 기사에 독자들은 더 눈길이 가기 마련이다.

보도자료의 제목을 짧고 간명하게 뽑으려면 신문의 제목을 늘 주의 깊게 살펴보는 버릇을 들여야 한다. 편집자가 신문 기사의 제목을 뽑는 것과 보도자료 작성자가 제목을 뽑는 것은 기본적으로 같은 일이기 때문이다. 명쾌한 제목을 뽑으려면 전달하는 메시지의 초점을 좁히는 것이 바람직하다. 그래야 제목을 통해 전달하려는 메시지가 구체적이고 명료해지며 영향력이 생긴다.

제목이 기사의 내용 전체를 담고 있지는 않아도 호기심을 불러일으키거나 읽어보면 뭔가 소득이 있다고 생각될 경우도 독자와 기자의 관심을 끌 수 있다.

제목은 구체적이어야 한다. 뜻이 불분명한 피상적인 제목은 금물이다. LG전자가 인도에서 전략회의를 열고 2010년 100억 달러 매출을 목표로 하는 사업계획을 수립했다고 치자. 이 경우 ‘LG전자, 2010년 인도에서 매출100억불 한다’는 제목이 ‘LG전자, 인도 전략회의 개최’라는 제목보다 훨씬 낫다.
구체적이기 때문이다. 보도자료 제목에 너무 기교를 부린 나머지 본문의 내용이 무엇인지 전혀 알 수 없게 하는 것은 금물이다. 보도자료의 제목이 잘 떠오르지 않으면 어떻게 할까? 먼저 보도자료를 작성하고 난 뒤 나중에 제목을 붙인다. 일반적으로는 정보를 모두 모아서 글의 기본적인 계획을 노트하고 난 뒤 제목을 붙이고 그 후에 보도자료를 작성한다. 하지만 제목이 잘 떠오르지 않는데 억지로 제목을 붙이고 난 뒤 이 제목
에 맞춰 글을 쓰면 글이 꼬여 버릴 수 있다.

마음에 꼭 드는 제목이 떠오르지 않으면 여러가지 후보의 보도자료 제목을 만들어 동료들이나 상사, 또는 가족에게 보여주고 브레인 스토밍을 하는 방법도 있다. 여러 사람의 의견이 모아질수록 더 좋은제목이 떠오를 수도 있다.
보도자료의 제목이 떠오르지 않는다면 핵심적인 메시지가 정리되어 있지 않기 때문이다. 또는 애당초 첫 단추를 잘못 꿰인 것이니 지금까지의 접근방법을 다 버리고 새로운 자세로 보도자료를 작성한다.

Ⅲ. 육하원칙에 맞춰 써라
육하원칙에서 빠진 것이 없는지 체크하라. 보도자료는 신문기사를 흉내 낸 글이다. 신문기사는 기자가 작성하지만 보도자료는 홍보담당자가 작성한다는 점이 다를 뿐이다. 기자는 육하원칙에 따라 글을 쓰는 버릇을 갖고 있다. 하지만 글쓰기 훈련이 되지 않은 사람들은 육하원칙 가운데 무언가를 빼놓는 실수를 흔히 범한다. 행사가 열리는 데 날짜만 나오고 시간이 나오지 않는다거나 하는 일이 종종 벌어진다.

따라서 보도자료를 쓰고 난 뒤에는 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 했는지에 대한 정보가 모두 포함돼 있는 지 꼼꼼하게 점검을 해야 한다. 육하원칙은 뉴스보도의 기본이다.

보도자료를 작성한 뒤 꼼꼼하게 검토를 하는 것은 사소하지만 매우 중요한 일이다. 대충 써서 보내면 기자가 알아서 잘 정리해주겠거니 하고 생각하는 것은 큰 오산이다. 대충 써서 보낸 보도자료는 쓰레기통에 처박힐 가능성이 높다. 맞춤법이 틀렸거나, 회사의 대표이름이 빠져있거나, 회사의 웹사이트가 보도자료에 나와있지 않거나 하는 것도 신뢰성을 떨어뜨린다.
보도자료를 보내고 난 뒤에 내용이 틀려서 다시 수정된 보도자료를 보내는 기업이 적지 않다. 이런 일이 자주 발생할수록 그 기업은 신뢰성이 떨어지게 된다. 보도자료를 작성한 뒤 여러 사람이 읽어보고, 가능하다면 미리 작성해 다음날 다시 읽어보고 검증 작업을 끝낸 뒤 보내는 것이 바람직하다. 맞춤법이나 외래어 표기의 오류를 피하려면 워드프로세서의 맞춤법 문법 검사 기능을 이용하면 거의 90% 가량을 잡아낼 수 있다. 아예 워드프로세서의 이 기능이 항상 작동하도록 설정을 해놓는 것이 좋다. 웹기반의 한국어 맞춤법,문법 검사기는 내가 쓴 글에 어떤 부분이 왜 잘못돼 있는지를 설명까지 해주므로 글쓰기를 공부하는데 도움이 된다.
글은 고치면 고칠수록 좋아진다. 글은 잠을 자거나 좀 쉬었다가 보면 어색한 표현이 훨씬 더 잘 보인다. 전날에는 느낄 수 없었던 잘못된 단어 선택, 이상한 뉘앙스, 표현 미숙, 중언부언 반복, 주어-목적어-술어 불일치 같은 것이 쉽게 다가온다.

잠을 자고 난 뒤 다시 볼 수 있을 만큼 시간이 없다면 보도자료를 큰소리로 읽어보는 것도 좋은 검증 방법이다. 눈으로만 읽는 것과 자신의 입으로 소리를 내고 그 소리가 귓전을 때려 읽는 것은 느낌이 전혀 다르다는 것을 알 수 있다. 소리를 내서 읽게 되면 문맥 파악이 훨씬 잘 된다. 그래서 주어와 술어가 일치하지 않거나, 목적어와 동사 사이가 지나치게 떨어져 있어 의미 전달이 잘 안 되는 문제점 등을 쉽게 파악할 수 있다.

 

Ⅳ. 형식에 맞춰 작성해라
보도자료를 작성할 때는 콘텐츠의 질도 생각해야 하지만 레이아웃과 양식을 잘 맞추어 쓰는 것도 중요하다. 홍수처럼 기자들에게 밀려드는 보도자료 속에서 자신의 보도자료가 선택돼 기사화하고 싶다면 보도자료 포맷(양식)을 잘 준수해 보도자료에 신뢰감을 주어야 한다. 

 

 제목: 헤드라인(제목)은 독자가 눈을 한번에 사로잡을 수 있도록 짧게 작성해야 한다. 너무길게 작성하는 것은 독자들의 집중도를 떨어뜨린다.
 부제목: 제목만을 설명이 충분치 않다면 부제목을 1~2개 붙인다. 이 경우, 제목과 중복이 되지 않도록 쓴다.
 리드: 리드는 전체의 사건을 한 문장으로 요약하는 것이다. 리드를 포함해 150자 이내의 영역에 핵심 키워드를 넣을 경우 보도자료가 검색이 잘 될 수 있다.
 날짜, 장소: 날짜와 장소는 보도자료 리드에 꼭 필요한 부분이다. 보도자료에 기입된 날짜와 시간을 보고 기자들은 새로운 정보를 다루고 있다는 사실을 다시 한번 확인하고, 어떤 사람들을 상대로 기사를 작성해야 하는지 알 수 있기 때문이다. ‘서울, 2013년 8월 XX일’과 같은 형식을 유지하자.
 인용구: 인용구는 특히 강조해야 할 내용이 아니라면 보도자료의 3분의 2부분부터 작성하면 된다.
 회사 소개: 회사 소개 혹은 보도자료에 협력사에 대한 내용이 담겨 있다면 협력사에 대한 자세한 소개를 담을 수 있는 부분이다. 한번 작성하면 보도자료에 계속 활용할 수 있는 내용이므로, 작성 시 회사의 강점을 멋지게 전달할 수 있도록 작성하는 것이 좋다.

Ⅴ. 역 피라미드로 중요한 순서로 써라
기사의 첫 문장을 리드(lead)라고 부른다. 뉴스에서 첫 문장은 대단히 중요하다. 독자는 기사의 제목과 첫 문장만 보고 뉴스를 계속 읽을지 결정한다. 기자도 마찬가지다. 보도자료의 첫 문장을 읽어보았는데도 무슨 내용인지를 도무지 알 수 없거나 호기심도 전혀 생기지 않는다면 그 보도자료는 쓰레기통으로 들어간다.

따라서 첫 문장 즉 리드는 한 눈에 전체 내용이 쉽게 파악하도록 작성해야 한다. 그러나 기획성 보도자료의 경우 전체 내용을 함축한 첫 문장 대신에 독자의 호기심을 이끌어내는 첫 문장을 도입하는 것도 가능하다.

리드를 쓸 때 잊지 말아야 할 점은 발표 내용이 왜 중요한지 강조하는 것이다. 첫 문장 하나에 사실도 요약하고 의미까지 강조한다는 게 쉽지 않다면 둘째 문장쯤에서 사건의 의미와 중요성을 짚어주는 게 좋다.
보도자료는 사실의 전달도 중요하지만, 이 사건에 대해 주변 사람들이 왜 관심을 가져야 하는지에 대하여 충분한 설명이 있어야 한다. 신문사는 기자에게 리드에 아래와 같은 내용을 가급적 담도록 교육을 시킨다. 첫째, 이 뉴스가 독자와 관련된 이야기라는 점 강조하고, 둘째 이것이 중요한 이야기라는 점 강조하고, 셋째 가장 놀랄만하다고 여겨지는 점을 담고, 넷째 이 글이 무슨 내용인지 한눈에 파악할 수 있어야 한다는 점이다.

또한 리드는 고치고 또 고치라고 교육한다. 보도자료를 쓰다 보면 첫 문장이 잘 떠오르지 않아 전혀 진도가 나가지 않는 경우가 많다. 이럴 경우에는 첫 문장에 지나치게 신경을 쓰지 말고 일단 글을 처음부터 끝까지 쓰고 난 뒤 리드를 고쳐본다.

보도자료는 역피라미드 형식으로 쓰는 게 좋다. 역피라미드 형식은 먼저 전달하고자 하는 핵심 내용을 맨 위에서 단도직입적으로 밝힌다. 그러고 난 뒤 그 핵심 내용에 대한 궁금증을 다음 문장, 그 다음 문장에서 중요한 순서대로 차례로 풀어나가게 된다.
신문 기사도 대부분 역피라미드 형식의 글이다. 사건을 설명하는 일반 적인 뉴스기사는 모두 역피라미드 형식이다. 반면에 인터뷰나 박스형 기획기사는 중간이나 마지막에 중요한 핵심 내용이 나오기도 한다.

간혹 첫 문장에 전체 내용의 핵심을 요약하지 않는 경우도 있다. 첫 문장에서 독자의 호기심을 한껏 부풀려 놓고 그 호기심에 이끌려 기사를 보게 할 때 기자들이 흔히 쓰는 방법이다. 이런 기사는 신문보다는 잡지에서, 그리고 사건 기사보다는 박스 기사에서 많이 쓰는 방식이다. 그러나 일반적인 뉴스 발표 보도자료에서는 이런 방법을 가급적 쓰지 않는 것이 좋다. 현장의 생생한 표정을 전하거나, 기획기사에 적합한 보도자료를 발표할 때로 국한시키는 것이 좋다.

보도자료는 인터뷰나 기획기사가 아니라 어떤 사건이 일어났다는 것을 설명하는 것이므로 역피라미드 형식으로 써야 한다. 보도자료도 이런 식으로 쓰면 딱딱한 내용을 부드럽고 현장감 있게 만들 수 있다.