사무직 직군에 계신 분들이라면 한번 쯤이라면 보거나 작성하게 될 것이 보고서 입니다. 보고서의 구성에 따라 상황보고서, 결과보고서, 추진보고서 등 다양하고 보고서의 양에 따라 1장에 모든걸 담아야하는 요약보고서도 존재합니다. 이번 포스팅에서는 보고서의 구성이나 서식를 다루는 것이 아닌 전반적으로 필요한 내용들, 숙지하고 작성해야되는 것에 대해서 안내 하겠습니다. 참고하시어 명품 보고서를 작성하시길 바랍니다.
3. 논리적인 틀이 있는 글쓰기
□ 주제는 명확하고 구체적으로 하되, 주제는 하나여야 한다 ○ 글을 쓰는 사람의 의도가 읽는 사람에게 분명하게 전달될 수 있도록 주제는 명확하고 구체적으로, 주제의 범위는 가급적 좁게 한정해야 한다. ○ 주제가 둘 이상이거나 주제에 초점이 맞추어지지 않으면 횡설수설하는 글이 된다. 그러므로 주제는 하나여야 한다. □ 글의 구상과 윤곽 잡기 ○ 길을 찾기 위해서는 약도에 표시된 길을 따라 가듯이 글도 논리에 따라 순서대로 전개해 나가는 방식을 잡아야 하는데 이를 글의 구상이라 한다. - 구상을 하기 위해서는 주제를 설득력 있게 뒷받침하는 글의 자료를 수집하고 이 자료를 성격별로 분류하여 정리한 후 필요한 부분을 골라 순서대로 전개해 나간다. ○ 글의 전체 윤곽을 잡는 거시적 구상은 3단 구성법이 기본이다. 이는 논리적 배열에 가장 적합한 형식이나 결론이나 중요한 사안이 제일 뒤에 나오는 단점이 있다. - 이런 단점을 최대한 보완하기 위해 제목을 잘 정한다, 제목은 결론의 내용을 최대한 포함하여야 한다 ○ 실무자는 보고시에 원인이나 문제를 앞에 두는데 반하여, 결재권자는 결과나 해결책을 중요시함으로 먼저 보고 받기를 원한다. ○ 구상이 끝나면 글의 개요도를 작성한다. 개요도는 건물의 설계도에 해당 □ 문단 - 문장 - 단어의 구조를 갖추자 ○ 글을 이루는 최소단위는 단어이다. 단어가 모여 문장이 되고, 문장이 모여 문단이 된다. 단어는 뜻을, 문장은 단편적 생각을, 문단은 중심생각을 나타낸다. - 글은 쓰는 사람의 생각을 효율적으로 나타내는 것이므로 글을 쓸 때에는 중심생각이 담기는 문단이 제일 중요한 역할을 한다. 몇 개의 단어가 빠져도, 문장이 빠져도 글 쓴 이의 생각을 읽을 수 있는 것은 문단이 중심생각을 전하기 때문이다. ○ 문단은 형식적으로 구분해야 한다. 문장이 새로운 행에서 시작되고 첫 칸이 비어 있으면 그것은 문단의 시작임을 의미한다.(글자로는 한칸) - 문단은 3~4문장을 한 문단으로 하는 경우가 많다.
□ 문단은 하나의 소주제문과 이를 돕는 뒷받침 문장으로 이루어진다. ○ 문단은 작은 덩어리의 중심 생각을 압축, 표현하는 소주제문(topic sentence)과 이를 뒷받침하는 몇 개의 뒷받침문장(supporting sentence)으로 구성되고 문단은 하나의 중심 사상만 다루어 통일성을 갖추어야 한다. - 소주제문은 문단 내용을 압축한 중심생각을 담아야 함으로 글쓰는 이의 의견이 집약적으로 드러나야 하고 형식은 주어와 술어를 갖춘 완전한 문장이어야 하며, 범위가 명확해야 한다. - 문단에서 소주제문만 있고 뒷받침 문장이 없으면 주장만 있고 근거가 없는 글이 된다. 뒷받침 문장은 문단의 중심사상, 즉 소주제를 구체와, 합리화, 예시하여 글의 구체성과 객관성을 부여한다. ○ 두괄식 문장 - 소주제문의 위치가 문단의 제일 앞에 나와 있는 것으로 핵심 정보를 서두에 두어 읽는 사람이 쉽게 내용을 파악할 수 있어 가장 널리 쓰이고 사무적인 글이나 보고서 등에 주로 사용된다. - 신문의 보도기사나 방송의 뉴스 등에서 널리 사용 ○ 미괄식 문장 - 소주제문이 문단의 제일 마지막에 놓이는 경우로 독자의 궁금증을 유발한 후 끝에 가서 핵심정보를 제시한다. 읽는 이의 흥미를 지속적으로 붙들어 둘 수 있어 소설이나 수필에 주로 쓰인다. □ 문장끼리의 연관성을 놓치지 말고 논리적 연결장치를 사용 한다 ○ 문장은 문단 안에서 서로 잘 어울려야 하고 엉뚱한 성격의 문장이 도중에 나타나면 따돌림을 받아 좋은 글이 되지 못한다. - 일관적이지 못하고 연관성 없는 단편적 생각은 글 전체의 효율성을 저하시킨다. 문장이 탄탄하게 연결되려면 문장의 개념들이 논리적으로 이어지고 이들을 문장 연결장치인 접속어, 반복어 및 지시어로 묶어두어야 한다. ○ 접속어로 연결할 때는 접속어만 보아도 뒤에 어떤 문장이 나올지를 짐작할 수 있다. 그러나 접속어를 많이 쓰면 문장이 경박해진다. - 좋은 글은 문단마다 소주제문이 있고 생각의 흐름이 바뀔 때마다 부사어로 적절한 신호를 해주기 때문에 소주제문과 접속어만 읽어도 핵심내용을 쉽게 파악할 수가 있다. □ “1 문장, 1개념”의 원칙을 지키고, 홑문장(단문)으로 쓰고 단어끼리의 연관성을 생각하자 ○ 한 개의 문장 속에 여러 개의 개념이 들어 있으면 읽는 사람이 그 개념을 모두 알아내기 힘들어진다. - 신문 기사는 이 원칙을 매우 충실하게 지키고 있다. ○ 주어와 술어가 몇 번씩 반복하다 보면 글이 복잡해진다. - 영어는 한 문장에 최대한 16~20개의 단어를(한 번의 숨으로 무리 없이 읽을 수 있는 길이), 우리글도 신문의 경우 40~60자를 권고하고 있다. 문장이 짧아야 문장의 완결성이 유지된다. □ 일물일어(一物一語)의 법칙을 지키고 단어의 대등성을 살려라 ○ 글쓰기는 단어부터 시작한다. 문맥에 맞는 정확한 단어를 찾아내도록 노력하여야 한다. 하나의 사물을 나타내는 단어는 오직 하나이다. - 정확한 단어를 고를 수 있는 능력은 어휘력에서 나오므로 어휘력을 키우는 독서가 중요하다 ○ 계약이나 외교문서에서 단어의 중요성은 더욱 막중하다. - 영어에서 ‘미안’은 자기 잘못을 인정하는 표현이므로 어떠한 경우에도 배상을 받을 수 없다 ○ 단어는 서로 동일한 성격을 가진 것끼리 비교 또는 대조되어야 한다
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4. 간결하고 명확하게 쓰기
□ 핵심을 찌르고 제목과 소제목에 핵심내용을 담아라 ○ 약도를 한 눈에 알아 볼 수 있도록 그리듯이 글도 핵심내용이 한 눈에 전달될 수 있도록 써야 한다. 간결․명료한 글만이 살아남는다. ○ 핵심내용은 가장 먼저 눈에 들어와야 한다. 신문기사의 경우 제목과 부제만 보아도 내용의 절반은 짐작할 수 있고 첫 문단을 읽으면 내용의 80%까지 알 수가 있다. □ KISS의 법칙 [Keep It Simple, Stupid(Short)] ○ KISS, 위대한 연설가들이 공통적으로 지킨 원칙으로 ‘단순하게, 그리고 머리 나쁜 사람도 알아듣게’ 평이 하고 단순한 표현을 말한다. - 간결한 연설로는 링컨 대통령의 케디스버그 연설(266단어)이 압권이다. ○ 글을 쓸 때의 교훈으로 ‘버리는데 용감해라’라는 말이 있다. 간결과 겸손을 염두에 두면 진부하거나 과장된 표현은 쓸 수 없다. - 자신의 업적을 절제해서 표현할수록 힘 있는 글이 되어 영향력을 발휘하게 된다. ○ 명사나 동사를 수식하는 형용사나 부사를 되도록 줄여야 한다. 주어와 서술어만으로 실체를 진실하게 나타낼 수 있으면 좋은 글이 된다. - 형용사와 부사는 문장을 불필요하게 늘이는 군더더기 역할을 할 때가 많기 때문이다. ○ 자신이 처음 쓴 글은 무조건 반 이상 줄여야 한다. □ 산뜻한 글이 좋다. 어려운 내용은 도표나 그림으로 보여 준다 ○ 만남에서 중요한 역할을 하는 것이 첫인상이다. 글에서의 첫인상은 산뜻함인데 글자크기, 여백 및 사용 색깔의 수와 관계가 많다. - 글자의 크기는 나이에 비례한다. 중요단어는 진하게 표시하되 너무 많으면 산만해 보인다. ○ 한 장의 보고서에 너무 많은 내용을 담으면 읽는 사람은 보기도 전에 질려버린다. - 시각적으로 읽기 불편한 글은 사람들에게 외면당하기 십상이다. 신문사에서도 편집부가 정치부나 사회부보다 막강한 힘을 발휘한다. ○ 한 장의 그림이 수만 마디의 단어보다 더 많은 정보를 전달할 수 있고 도표는 복잡한 상관관계를 일목요연하게 보여줄 수 있다. ○ 접속어뿐만 아니라 조사도 정확하게 사용하자 □ 모호한 표현은 쓰지 말고 가능한 구체적인 수치로 표현 한다 ○ 간결한 문체라도 의미가 모호하면 읽는 사람이 자기 나름대로 해석하여 글이 가지는 논리의 흐름에서 벗어나게 되고 수식어가 피수식어와 동떨어져 있어도 좋은 글이 아니다. ○ 기술보고서에서 개략적인 표현은 삼가야 한다. 구체성을 결여한 완곡한 표현은 의사전달에 장애가 됨으로 구체적인 수치가 제시되어야 한다. □ 일관된 명칭을 사용하라 ○ 명칭을 제대로 사용하지 않으면 읽는 사람의 생각을 흔들어 놓는다. - 명칭은 가장 구체적인 것을 일관되게 사용한다. 명칭을 일관되게 사용하는 것과 특정 단어를 연속하여 사용하는 것과는 다르다. 명칭이 아니고 동사, 형용사, 부사일 경우에는 다양한 것이 좋지만 한 가지 단어를 중복하여 사용하면 금방 싫증이 나기 때문이다. □ 괄호도 잘 써야한다 ○ 괄호는 단어 설명과 같은 보완설명에 국한해야 하고 반대의견을 괄호 안에 넣는 것은 정말 삼가야 한다. 또한 중요한 정보를 괄호 안에 넣어 보완설명으로 취급해서도 안 된다. □ 피해야 할 표현 들 ○ 같은 의미의 단어를 반복 사용하거나, 진부하거나 과장된 표현과 ‘의’를 함부로 사용해서는 안 된다. “역전 앞”과 같은 표현이 되지 않도록 한다
