사무직 직군에 계신 분들이라면 한번 쯤이라면 보거나 작성하게 될 것이 보고서 입니다. 보고서의 구성에 따라 상황보고서, 결과보고서, 추진보고서 등 다양하고 보고서의 양에 따라 1장에 모든걸 담아야하는 요약보고서도 존재합니다. 이번 포스팅에서는 보고서의 구성이나 서식를 다루는 것이 아닌 전반적으로 필요한 내용들, 숙지하고 작성해야되는 것에 대해서 안내 하겠습니다. 참고하시어 명품 보고서를 작성하시길 바랍니다.
1. 글 잘 쓰는 기술자가 성공한다
□ 기술자가 왜 글을 잘 쓰야 하는가 ? ○ 기술자도 어떤 기술을 개발하기 위해서는 제안서를 작성하고, 기획안을 내고, 예산을 상정하고 상관의 동의를 얻어야 개발에 착수할 수 있다. 말로서 간단히 하는 것이 아니라 보고서를 자세히 작성, 제출해야한다 ○ 자신의 의사를 타인에게 알리는 의사소통의 수단이 보고서이며, 그 의사소통의 방법 중 가장 정확하고 보편적인 것이 “제대로 쓴 글”이다 ○ 자신의 일은 그 시작부터 끝까지 글을 통해서 인정받기도 하고 그렇지 못하기도 하는 것이다. 무형의 것에 대해 그 필요성과 당위성을 주장하는 것은 오로지 글의 몫이다.
□ 인터넷 시대, 글 못 쓰면 결재도 못 받는다. ○ 인터넷 시대는 "man to man"에서 "writing to writing"으로 이루어진다 - 각종 게시판, 사이버 논쟁, 정부기관의 전자결재시스템을 통한 상하의 의사전달 등 ○ “인터넷 보고“ 그것은 바로 글 잘 쓰는 사람이 가장 좋아하는 방식이다 □ 업무의 50%는 글쓰기 ○ “자신의 생각을 명쾌하고 논리적으로 표현할 수 있는 엔지니어는 졸업 후 5년 안에 매니저가 될 수 있다”(미국의 한 설문조사 결과 인용) - 미국의 직장인은 “제출하는 보고서가 곧 승진청원서”가 되며, 직장의 초급간부가 되면 Technical Writing과 프리젠테이션을 반드시 배운다 ○ 직장생활을 하는데 있어, 기술자에게도 기술 자체와 관련된 능력보다 의사소통능력(글 쓰는 능력)이 더 필요하다 ○ 아무리 훌륭한 내용을 담고 있더라도 내용이 전문적이서도 안 되며, 논리적으로 차근차근히, 쉬운 말로 적어나갈 때 설득력을 가진다.
□ 글쓰기가 경쟁력인 시대 ○ 글쓰기는 기술자 개개인의 경쟁력 차원을 넘어 기업의 생존차원까지 확대되고 있다.(예, 제품의 사용설명서) ○ 삼성전자는 Technical Writing 전문부서를 운영하고 있다. - CDMA전화기의 사용자 설명서를 작성하는 전담부서 - 벤처회사가 S/W를 개발하면 정보통신진흥원으로부터 인증을 받는데 이 때 제출하는 것이 사용설명서이다. 사용설명서의 내용을 읽는 사람이 이해를 못하여서 거절당하는 경우가 많다 ○ 우리나라도 제조물책임법(Product Liability - 2002. 7월)이 발효되어 소비자가 사용설명서를 잘못 이해하여 입게 되는 손해도 재조업자가 책임을 진다 ○ 이제는 Technical Writing도 전문직종이다. - 글은 간결하고 짧게, 문장은 단문으로, 수동형은 피하고, 불필요한 단어는 무조건 뺀다” - 미국의 대학에서는 Technical Writing이나 프리젠테이션을 “공학교육인증제”의 일환으로 필수과목으로 가르치고 있다 ※ 한국에서는 산자부, 문교부 주관으로 ABEEC를 설립 인증제도를 일부대학에서 시행하고 있다.(ABEEC : The Accreditation Board for Engineering Education for Korea - 한국공학교육인증원) - 공대생들이 분석과 분해에는 강해도 통합과 표현에는 약하다
□ 기술자는 글쓰기에 소질이 없다 ○ 기술자는 계산과 공식에만 익숙하고 단순하고 순수한 편이어서 하나의 문제에 하나의 해답만 있다고 생각하는 경향이 많다. - 전문가가 비전문가에게, 부하가 상사에게 전달하는 경우라는 사실을 잘 이해하지 못하며 자신이 쓰기 편리한 전문용어나 약어를 남용한다 ○ 단어의 선택, 문장의 작성 등은 별도의 교육과 훈련이 필요하다. - Frame : "1. (자동차)뼈대, 2.(선반)대, 3, (창)틀, 4. (사진)화면, 5. (전자)정보단위), 6. (볼링)회, 7. (제도)체제“ 등 - 기술자가 직장에서 쓴 글은 대부분 이해하기 어려워, 결재권자는 기술자가 올리는 보고문을 보고 한결같이 내용파악에 답답함을 호소하고 있다. ▼ 단어는 반드시 대중적 용어를 선택하라
□ 약도 그리듯이 쉽게 글쓰기를 하자 ○ 제일먼저 방향을 정한다. 방향이 결정되면 목표를 표시한 후 큰 길 몇 개로 구도를 잡는다. 큰 건물 몇 개만 간결하게 표시하듯이 글도 꼭 필요한 사항만 넣는다. - 기술자가 사무적으로 쓰는 글은 “주요 사실을 알기 쉽고 간결”하게 적으면 된다. 아름다움을 추구하기 위해 색상, 명도, 채도 다 고려한 복잡하고 어려운 그림을 그리는 것이 아니라 “간략한 약도”를 그리는 것이다.
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2. 읽는 사람을 고려한 글쓰기
□ 읽는 사람이 누구인가 ○ 약도를 그릴 때는 먼저 방향을 정하는데, 항상 북쪽을 위에 두고 기준을 삼는다. 글을 쓸 때도 방향을 정하는데 상대방을 기준으로 삼는다. 글을 쓰는 목적은 남에게 읽히는 것이다. ○ 질문에 대한 답은 듣는 사람이 가장 궁금하게 여기는 것부터 해야 한다. 배경은 이미 알고 있는 사항에 대하여 그 근거를 알고자 할 때에나 필요한 것이다. ○ 글은 읽는 사람이 누구냐에 따라 달라 져야한다 - 읽는 사람의 지위에 따라 관심사가 틀리기 때문에 그기에 맞추어야 하고, 읽는 사람이 가지고 있는 지식의 배경이나 개인적 성향에 따라서도 글도 바뀌어야 하는 것이다.
□ 결재권자는 결론에 관심이 있다 ○ 실무자, 중관관리자, 결재권자는 각기 관심사항이 다르다. 따라서 보고자는 각자 자기의 관심은 접어두고 결재권자가 원하는 정보를 제공해야한다. - 대부분의 실무자는 자신이 한 일(공적)을 중심으로, 시간 순으로만 작성 한다 ○ 새로운 제도를 도입할 때에 최고경영자에게는 설득력(persuasive)에, 중간관리자에게는 설명(explanatory)에, 실무자에게는 교육(information)에 중점을 두는 자료를 준비하여야 한다.- 한가지의 자료로 구성원 전체에 대하여 설명하는 것은 지극히 자기중심적인 사고방식이다. ○ 보고로 일을 시작하고 보고로 일을 마친다는 생각을 하라. 대부분의 보고서는 동일한 내용을 보고대상에 따라 조금씩 다르게 작성해야 한다.
□ 자신의 얘기를 장황설로 늘어놓지 말라 ○ 업무와 관련된 글을 쓰는 것은 상대에게 필요한 정보를 알리기 위함이지 자신의 고생이나 박식함을 드러내기 위함이 아니다. - 자기의 전공분야에 대해 신나게 떠드는 직원치고 그 다음에도 보고의 기회가 주어지는 경우는 거의 없다. ○ 자신이 좋아하는 내용이나 노력하고 애쓴 시간과 비례하여 글의 분량을 늘이지 말라 - 개인적으로 고생한 내용이나 애착이 가는 내용은 길어지게 마련이다. 그러나 읽는 사람에게 동일한 비중을 갖는 내용이 아니면 과감하게 생략해야 한다.
□ 어려운 전문용어 역시 어렵다 ○ 직장에서의 의사소통 중 가장 어려운 것은 전문가와 비전문가의 의사소통이다. 그러므로 전문용어나 어려운 기술적인 내용은 그들이 알아 들을 수 있는 말로 변환하는 노력이 필요하다. - 신문의 경우 독자의 수준을 보통 중학교 2학년 수준으로 간주한다. □ 읽는 사람을 궁금하게 만들지 말라 ○ 기술자나 과학자가 쓴 글은 궁금한 내용이 의외로 많다, 논리가 비약되거나 배경설명이 충분치 않다. 읽는 사람이 아무리 똑똑하다 하더라도 배경지식이 없는 경우에는 초보자로 간주하고 글을 쓰야 한다. - 위 보도자료가 나가자 여러 기자들로부터 문의가 쇄도하였다. 원자력연구소가 왜 멍게껍질을 연구했는지 ? 원자력연구소가 개발하였다면 방사선과 관련이 있을 터인데 개발된 식이섬유에 방사선이 남아있지 않은지 ? □ 주어 없는 문장은 얼굴 없는 사람 ○ 글을 쓸 때 주어를 생략하면, 읽는 사람이 앞 뒤 문맥이나 상황을 일일이 고려해야만 문장을 이해할 수 있다. 주어가 없으면 행위의 주체가 누구인지 이해하기 어렵다. - 한글은 영어와 달리 주어가 없어도 문장이 되는 구조를 가지고 있기 때문이다. 그러나 주어가 없으면 의미가 모호해져 오히려 글자 수가 많아지고 문장이 길어지게 된다. □ 인칭 주어를 사용하고 능동태로 쓰기 ○ 무생물보다는 생물을 주어로 사용하라 - 생물과 무생물이 서로 관련된 내용을 표시할 때에는 영어는 무생물을 주어로 사용하는 경우가 많으나 한글은 생물을 우선한다 ○ 기술자는 목적어를 주어로 사용하여 글자 수를 줄이려고 습관적으로 수동태 문장을 많이 쓴다. - 글자 수에 관한 한 주어가 없으면 뜻이 분명치 못하여 글자 수가 늘어나는 것이 보통이다. □ 생략주어도 용도에 맞게, 주어와 술어의 호응도 맞게, 그리고 주어와 술어의 거리는 가능한 짧게 ○ 기술자는 습관적으로 주어를 생략하는 경향이 많다. - ‘우리’ 또는 ‘사람’과 같은 불특정한 일반인을 주어로 하거나 앞에서 한 번 사용된 주어는 생략하는 것이 오히려 좋다. 그러나 습관적으로 주어를 생략해서는 안된다 ○ 주어와 술어가 호응을 이루지 못하면 비정형적인 문장이 되어 신뢰성을 손상시킨다. ○ 문장에서 가장 핵심이 되는 정보는 술어에 들어 있다. 중요한 정보는 되도록 빨리 제시해야 한다. 즉 주어와 술어의 간격을 최소화하는 것이다.
