공무원의 수행비서 직무 역할

공무원의 수행비서 직무 역할

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▣ 수행비서의 기본업무 자세

수행비서는 기관장과 늘 함께 움직이면서 수행하는 최일선 참모이다. 따라서, 수행비서 업무는 기관장의 정책의사결정에 도움이 되고, 기관장이 편하게 직무에 임할 수 있는 방향에 우선순위를 두고 업무를 처리해야 한다. 모든 판단의 기준은 기관장임을 항상 인지하고 행동하는 것이 필요하다. 하지만, 수행비서의 행동에 정해진 답은 없으므로 ‘기관장과 수행비서’ 사이의 관계 속에서 규칙을 정해가는 것이 필요하다.

내·외부 사정에 따라 일정 변경이 빈번할 수 있으므로 아무리 작은 사항이라도 수행비서는 비서실과 공유하며 반복 확인하는 것이 필요하며, 운전비서와 긴말한 협력체계를 구축하여 사전에 시간계획이나 동선을 면밀하게 확인해야 한다. 기관장의 개인 행보나 대외적으로 비밀 유지가 필요한 상황은 현장에서 신중하게 판단하여 처리할 필요가 있다.

항상 전후 2∼3일 일정에 대해 명확히 숙지하고 일정표를 지참하며 수시로 체크하는 것이 중요하다. 관련 자료는 수시로 확보하여 수행가방에 소지해야 하며, 필요하다면 사진을 찍어서 업무용 핸드폰에 휴대하고 다니는 것이 좋다.

그리고 기관의 전반적인 업무에 대해 물어보실 수 있으므로 기관의 업무에 대해서 개략적으로라도 숙지하고 있어야 하며, 특히 당일 일정과 관련된 업무 내용은 반드시 사전에 파악해야 한다. 지시사항이 있을 경우에는 명확하게 내용을 파악해서 조치하고 결과를 반드시 피드백 해야 하며, 전달사항의 경우 말씀 하시는 내용을 정확하게 받아 적고 불필요한 해석이나 가감 없이 담당 부서에 전달할 수 있어야 한다.

지시사항이나 전달사항에 대해 정확히 모르거나 확실하지 않은 상황이 있을 수 있는데, 이때는 섣불리 대답하지 말고 ‘확인해보겠다’고 답변하는 것이 좋다. 불명확한 부분은 질문을 해서라도 반드시 그 내용을 정확하게 파악해야 하며, 알고 있는 내용을 답변한 경우라도 필요한 경우 업무담당자에게 사후 재확인하고, 사실관계가 다른 경우 재보고 해야 한다.

기관장이나 간부, 타 기관 비서실, 당직실 등에서 언제 비상 전화가 올지 모르기 때문에 항시 업무폰을 켜놓은 상태로 휴대하여야 한다. 기관장에게 취하는 연락은 일차적으로 수행비서에게 오기 때문에 늘 대응할 수 있도록 준비해야 하며, 미등록 번호라도 일단 전화를 받은 후에 적절히 대응하는 것이 필요하다. 전화연결 우선순위를 고려하여 국회, 청와대, 타 부처 기관장 등의 전화가 왔을 때 연결 여부를 판단해야 하며, 업무폰에 필요한 전화번호들을 늘 업데이트 해 둘 필요가 있다.

1. 출퇴근 수행

출퇴근 수행을 하는 경우에 최소한 출발시간 10분 전에는 도착하여 운전 수행 비서와 당일 일정에 대해 간단한 논의를 하는 것이 필요하다. 당일 일정에 대해 기관장에게 브리핑 할 필요가 있을 때에는 기관장께서 탑승하고 정비를 마친 후에 간략하게 보고하면 된다.

통상적인 출퇴근이 아닌 회의나 행사에 참석하는 경우에는 도착 예정시간 및 회의·행사 개요를 간략히 설명하는 것이 좋으며, 회의나 보고자료 등을 찾으실 수 있으니 당일 일정과 관련된 자료는 수행가방에 소지하고 있어야 한다.

 

2. 외부일정 수행

행사나 회의의 성격을 파악하여 최적의 시간에 도착할 수 있도록 조율하는 것이 필요하다. 하차장소, 비표 유무, 출입 방법, 안내요원 동행 여부 등을 사전에 확인하여 하차 후 자연스럽게 이동할 수 있도록 해야 한다. 만약 같이 동행하지 않는 상황일 때는 일정 종료 후 이동 방법에 대해 미리 설명해야 할 것이며, 되도록 행사나 회의에 참석하여 기관장의 동선을 계속 체크하는 것이 좋다.

국무회의, 청와대 행사, 국경일 행사, 국회 방문 등의 경우에는 사전에 담당자와 연락하여 일정 진행 방향 등에 대해 논의하는 것이 좋으며, 매주·매월 진행되는 반복적인 일정이라도 늘 기관장이 모를 수 있다고 생각하고 사전에 자세 히 설명하는 것이 필요하다. 여러 부처 기관장들이 함께 참석하는 외부 일정의 경우 타 기관 수행비서와도 연락 체계를 구축하여 공동 대응하는 것이 좋다.

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3. 내부일정 수행

기본적인 동선을 안내해드려야 하며, 관련 자료를 소지하고 주변에서 대기하는 것이 필요하다. 통상적으로는 담당 부서에서 일정을 챙기게 되지만, 기관장의 모든 일정을 같이 한다는 마음가짐을 갖고서 수행할 필요가 있다. 가급적 기관장의 철학이나 생각을 공유하기 위해서라도 참석하여 관련 내용을 파악하는 것이 좋다.

내부일정의 경우 계획을 최소한 하루 전 확보하고 내용을 파악하여야 한다. 일정에 대해 가장 잘 아는 사람과 미리 연락을 취하고, 당일에도 지속적으로 연락을 주고받는 것이 좋다. 담당 부서의 대처가 미흡할 수 있으므로, 담당자가 없더라도 수행할 수 있을 정도로 관련 내용을 숙지할 필요가 있다.

4. 식사 수행

반드시 ‘청탁금지법’을 준수하여야 한다. 기관장 예산 집행내역은 대국민 공개 사항이므로 법령상의 기준을 엄격히 준수하여 집행하여야 한다. 모호할 경우 반드시 담당 부서에 문의하여 자문을 구한 후 진행하는 것이 필요하다.

식당명, 예약시간, 예약자명, 명수, 결제여부 등을 사전에 확인하여 식당에 도착했을 때 혼란이 없도록 해야 한다. 카운터에 예약자명과 명수를 이야기하는 것이 가장 정확한 안내를 받는 길이며, 식사 종료 직전에 결제를 한 후 식당 앞에서 대기하는 것이 좋다.

 

5. 출장 수행

• 국내 출장
지도나 길찾기 어플리케이션 등을 통해 차량 동선, 출입 장소 등을 사전에 파악해야 한다. 기차를 이용하는 경우 기관장과 가까운 좌석에 앉아 여러 가지 상황에 대응할 수 있도록 하는 것이 좋다. 비행기를 이용하는 경우 의전실 사 용 방법, 티켓팅 절차, 짐이나 휴대품 처리 방법 등에 대해 파악해 놓고 공항 도착 시 기관장이 자연스럽게 이동할 수 있도록 조율해 놓아야 할 것이다.

현장에서는 자연스럽게 주변에 머물면서 일정을 함께 하는 것이 좋으며, 관련 자료들을 준비해서 수행 가방에 소지해야 한다. 기본적으로 출장 담당자의 의견을 존중하되, 필요시에는 개입하여 일정이 원만하게 진행될 수 있도록 해야 한다.

• 국외 출장
국외 출장의 경우 주로 담당 부서의 동행자가 있으므로 사전에 업무분장을 확실하게 하는 것이 필요하다. 수행비서는 본인 짐과 기관장 짐을 같이 챙겨야 하므로 담당 부서의 동행자가 기념품 등 공동 물품을 챙기도록 협의해 두는 것 이 좋다.

가능하다면 출장지 대사(영사)관 담당자들과 상시 연락체계를 구축해 놓아야 하며, 출장관련 서류, 여권사본, 의약품, 비상금 등을 빠짐없이 챙겨야 한다. 필수 서류들은 출력하여 지참하되, 국내에서 오는 보고 자료들을 보기 편하게 보고하기 위해 태블릿PC를 소지하는 것이 필요하다.

현지 활동 시 전날 밤에 다음날 일정과 시간 계획에 대해 보고해야 하며 현지 인사 등을 만날 경우를 대비하여 항시 영문 명함을 지참하여야 한다. 오찬이나 만찬 참석 시 드레스코드를 미리 알려드리는 것이 좋으며, 낯선 환경에서 불편하지 않도록 국내에서보다 더 챙기는 것이 좋다. 현지에서는 기본적으로 국내 출장의 경우와 유사하게 수행하면 될 것이다

 

6. [ 참 고 ] 운전수행비서의 업무

운전수행비서는 차량 이동 시 안전하고 편안하게 기관장을 모시는 것이 가장 중요하다. 또한, 최적의 길로 이동하여 적정한 시간에 도착할 수 있도록 해야 한다. 이를 위해 가능하다면 사전에 행사장이나 회의장을 가보는 것이 필요하 며, 내비게이션 어플리케이션을 통해 동일 요일·시간의 교통 상황을 미리 파악하면 좋을 것이다. 수행비서와 논의하여 그때그때 적절하게 차량 이동 시간을 결정하여야 한다.

반드시 교통 법규를 준수해야 하며 일정에 늦을 것 같은 경우 무리해서 운행하지 말고, 수행비서와 논의하여 일정 지연 등의 적절한 조치를 취해야 한다. 기본적으로 기관장이 편안함을 느낄 수 있는 분위기를 조성해야 하며, 차량 내부가 다음 일정을 준비하는 또 하나의 집무실로 활용될 수 있도록 관련 물품이나 자료 등을 준비하여 “움직이는 사무실”과 휴식공간이 되도록 해야 한다. 트렁크에는 우산이나 기념품 등을 항시 구비해야 하며, 기관장의 컨디션이나 일정을 파악하여 필요하다고 판단되면 간단한 음료나 다과를 준비할 수도 있을 것 이다.

운전수행비서는 차내에서 통화 등을 통해 취득하는 정보에 대한 보안을 철저히 유지해야 한다. 또한 기관장 복무 관리에 문제가 생기지 않도록 적절한 출 퇴근 계획을 세워 운행할 필요가 있다. 그리고 기관장이 내부 일정을 수행할 때 차량을 정비하여 차량이 늘 최고의 상태로 운행될 수 있도록 조치하여야 한다. 특히, 수행비서가 동승하지 않는 경우가 발생하기도 하는데, 이때는 수행 비서 역할을 겸임한다고 생각하고 사전에 하루 일정을 파악하고 있어야 한다.