회의의 구성 및 진행 요령

회의의 구성 및 진행 요령

1. 회의의 종류

▶ 정기회의에는

- 주례회 : 매주 1회씩 정기적 개최

- 월례회 : 매월 1회씩 정기적 개최

- 분기회 : 매분기 1회씩 정기적 개최

- 연시, 연말총회 : 1년에 1회씩 정기적 개최

▶ 회의조직상 형태나 참가회원 및 구성원의 규모에 따라

- 총회 (최고의결기관으로 임원과 대의원, 적은 단체는 전회원)

- 임원회, 분과위원회가 있다.

 

2. 회의 방법

가. 진행의 일반형식

(1) 소집과 의사결정 : 소집은 상당한 기간(6일 이상)을 두고 의제와 함께 미리 통고 해야함

(2) 진행순서

○ 정족수 확인과 개회선언

○ 전차회의록 통과

○ 보고사항 : 회계보고, 위원회보고

○ 의사일정

(3) 표결방법

○ 만장일치법

○ 구도 또는 박수

○ 거수 또는 기립

○ 투표 : 기명투표, 무기명투표

(4) 표결결정

○ 종다수 : 찬성, 반대중 표가 많은 쪽으로 결정

○ 과반수 : 3분의 2찬성(중대한 회칙개정이나 제명 등에 적용)

 

나. 의결처리순서

○ 의견이 한꺼번에 나왔을 때는 우선의견(긴급동의), 다른의견(임시동의), 바뀐의견(수정동의), 처음의견(본동의)의 차례로 처리

○ 투표로 처리할 경우 가장 나중에 나온 의견을 먼저 처리한다. 두 번째 바뀐의견(제개의) → 첫 번째 바뀐의견(개의) → 처음의견(본동의)

 

다. 회의 때 말하는 방법

○ 의견(동의)이 나오면 보통 그 의견에 대해 찬성하는 사람이 1명 이상이 있을 때 회의에서 다룬다.

○ 회의에 의견을 낼 때는 ‘- 할 것을 동의합니다’라는 식으로 할 수 있으나 ‘-했으면 합니다’ 식으로 말하는 게 자연스럽고, 의장이 ‘처음의견’(본동의) 등으로 말하기 보다는 ‘- 을 하자는 의견’처럼 구체적으로 말하는 것이 번거롭지 않다.

○ 의견이 받아들여지면 다른 사람의 찬성(재청)이 있어야 하며, 이 때 ‘찬성합니다(재청합니다)’로 말한다. 하지만 복잡하거나 아주 다듬어진 회의가 아닐 경우는 의견찬성(재청)을 꼭 요구하기보다는 내용에 따라 의장의 재량에 의해 하나의 의견으로 같이 이야기하는 것이 바람직하다.

 

라. 토론과정

○ 토론의 순서

제안자의 제안 이유 설명→ 참가자들의 질의→ 찬반을 가리는 토론

○ 발언시의 주의사항

- 발언하고자 할 때에는 반드시 의장의 허가를 받는다.

다른 참가자가 발언 중 일 때에는 발언하지 않는다.

- 제한을 지킨다(일반적으로 한 참석자가 3회 이상 발언할 수 없다)

- 의제에 벗어나지 않도록 해야 한다.

 

마. 회의 진행 요령

○ 사회는 회장이나 부회장이 맡아보게 되는데 월례회의 진행은 사무국장이나 업무보조자가 맡고 회장은 사회를 맡아 회의를 이끄는 것이 통례임

○ 사회 진행 방법에는 - 처음부터 의장이 직접 통솔하는 방법과 - 의장이 사회는 보되 진행인을 따로 두고 필요한 진행순서를 말하게 해서 이에 따라 의장이 사회하는 두 가지 방법이 있다.

○ 첫 번째 방법은 소규모의 월례회에 적합하고, 대규모 회의에서는 두 번째 방법이 적합하며 만약 월례회에서 두번째의 방법을 사용한다면 ①∼④까지의 의례행사에 해당하는 부분은 진행인의 말에 따라 직접 동작하고 ⑤이후는 진행인이 순서만 말하고 의장이 직접 하나씩 진행하여 나간다.

※ 의장의 직권과 자세

○ 의장의 직권(권한)

- 불법 부당한 제안을 거부한다.

- 발언권을 부여하는 권한

- 발언 중지 명령

- 퇴장명령

- 폐회 선언

- 토론 종결 선언

- 찬성, 반대 동수일 때 결정권

 

(1) 개회사

○ 사회자 : 곧 회의를 시작하겠습니다. 자리를 정돈하여 주시기 바랍니다.

개회 선언이 있겠습니다.

○ 의 장 : 성원보고를 하여 주시기 바랍니다.

○ 총 무 : (성원보고) 제적회원 ○ ○ 명 이 참석하여 회규약 제○ 조에 의거 성원이 되었습니다.

(총무는 참석한 회원의 수를 세어서 또는 출석점호를 통해서 회 규약에 의하여 정족수가 되는가 계산하여야 한다.)

○ 의 장 : 성원이 되었으므로 지금부터 ○ ○ 월중 월례회를 개최하겠습니다.

하고 개최선언 후 의사봉을 세 번 두드리면 회의가 시작된다.

 

(2) 국민의례

○ 사회자 : 국민의례가 있겠습니다. 정면 국기를 향하여 주십시오.

“국기에 대하여 경례”(국기에 대한 맹세)“바로”

○ 사회자 : 다음은 애국가 제창이 있겠습니다.

○ 사회자 : 다음은 순국선열 및 우리나라 농업ㆍ농촌 발전을 위하여 농촌운동을 하시다가 먼저가신 선배 농촌지도자님들의 명복을 비는 묵념을 올리겠습니다.

“묵념........ 바로”

 

♣ 회장인사

○ 사회자 : 다음은 ○ ○ ○ 회장님의 인사 말씀이 있겠습니다.

 

(3) 회의록 낭독(단체 활동 근거)

○ 사회자 : “전차회의록 낭독” 순서입니다.

○ 의 장 : 다음은 지난번 회의록 낭독이 있겠습니다.(회의록 낭독자 지정)

○ 주로 사회자가 전차회의록을 낭독한다.

○ 의 장 : 지금 낭독한 회의록 내용에 수정할 것이 있거나 또는 첨부할 점이 있으면 말씀하여 주십시오.(동의를 얻어 수정하고) 이의가 없으면 없는 것으로 접수하겠습니다.

의사봉을 탕 탕 탕 세 번 두드린다.

 

(4) 사업토의

○ 사업토의는 회의 생명이라고 할 만큼 가장 중요한 부분을 차지하고 있다. 그러므로 일반 회의 진행법을 참고하여 민주적으로 운영되어야 한다. 주로 사업계획에 의한 단체 과제실천을 중심으로 하여 효과적이고 구체적인 실천 방안을 모색하는데 중점을 두는 데, 채택순서는

① 지난 회의에서 중단되었거나 심의가 이번 회의로 미루어진 내용

② 사업계획에 들어 있는 내용

③ 당초 계획에는 없었으나 돌발적으로 해야할 일이 생긴 내용 등의 순서로 토의하여야 한다.

○ 토의 안건은 사업토의 시간에 새로운 것을 제안하여 토의할 수 잇으나 월례회 전날 또는 당일 월례회를 열기전에 임원회에서 미리 정하여 진행하는 것이 가장 효과적이다.

○ 의 장 : 다음은 사업토의가 있겠습니다.

오늘 토의 해 주실 의제는 ①....②....③ 기타 당면사항 토의 입니다.

 

< 제1호 의안 심의 >

○ 의 장 : 제1호 의안으로 “.........”안을 상정합니다.

(의사봉 탕 탕 탕!)

○ 제안설명 : 의장, 또는 담당부서, 제안자가 의제설명을 한다.

○ 의 장 : 지금 말씀드린 ○ ○ ○ 안건에 대해 좋은 의견이 있으시면 말씀해 주시기 바랍니다.

○ ‘ㄱ’ 회원 : 의장!(하고 손을 든다)

○ 의 장 : ○ ○ ○ 회원 말씀하십시오.

○ ‘ㄱ’ 회원 : ○ ○ ○ 입니다. 본의제가 우리가 전개해야할 꼭 필요한 사업이며 계획도 잘 된 것 같으니 원안대로 추진할 것을 제안(동의)합니다.

○ ‘ㄴ’ 회원 : 재청합니다.

○ 의 장 : 동의와 재청이 들어왔습니다. 다른 의견 없으십니까?

○ 전회원 : 없습니다.

○ 의 장 : 대부분 찬성하므로 ○ ○ ○ 사업이 원안대로 확정되었음은 선포합니다.(의사봉 탕 탕 탕!)

 

<제2호 의안심의>

○ 의 장 : 제2호 의안으로 “.........”안을 상정합니다. (의사봉 탕 탕 탕!)

○ 제안설명 : 의장, 또는 담당부서, 제안자가 의제설명을 한다.

○ 의 장 : 지금 말씀드린 ○ ○ ○ 안건에 대해 좋은 의견이 있으시면 말씀해 주시기 바랍니다.

 

◎ 위와 같이 하나의 의제를 상정하고

제안자의 제안 이유 설명→ 참가자들의 내용에 대한 질의 → 찬반 토론→ 토론 종결→ 표결 및 의결→ 표결선포 를 하여 처리하면 된다.